Verdächtige Mails sicher parken, wichtige Mails sicher aufbewahren
Nicht jede verdächtige Mail ist gefährlich. Manchmal steckt eine echte Rechnung dahinter. Die Quarantäne im Mail Security Gateway hält solche Mails fest, bis jemand entscheidet. Das Mail-Archiv bewahrt Kopien auf, die Sie später wiederfinden müssen.
Demo anfragenE-Mail-Quarantäne mit Freigabe
Verdächtige Mails landen nicht im Postfach, sondern in der Quarantäne. Admins sehen dort eine Vorschau, die Kopfzeilen, die Anhänge und alle Prüfergebnisse. Dann geben sie die Mail frei oder löschen sie. Für eine Freigabe nennen sie einen Grund. Viele Mails lassen sich auf einmal bearbeiten. Wie lange Einträge bleiben, regeln Sie über Aufbewahrungsregeln.
Ein Beispiel: Ein Lieferant schickt eine neue Rechnung mit Makro. Der Gateway hält sie an. In der Quarantäne sieht Ihr Admin, warum. Er sieht auch, was die Sandbox gefunden hat. Wurde ein verdächtiger Link geprüft, liegt ein Screenshot der Zielseite bei. So hat er alles für seine Entscheidung an einem Ort.
Täglicher Digest für Ihre Mitarbeitenden
Jeder Empfänger kann einmal am Tag eine Übersicht bekommen. Sie listet seine Mails, die neu in der Quarantäne liegen. Neben jedem Eintrag stehen zwei Buttons: freigeben oder löschen. Die Links sind signiert, gelten sieben Tage und funktionieren nur für diesen Empfänger. So entlastet der Digest Ihre IT. Eine Mail taucht nur in einem Digest auf, nicht täglich neu. Pro Mandant schalten Sie den Digest ein oder aus.
Anhänge prüfen und entschärfen
Anbindung an die Malware-Sandbox
Manche Anhänge zeigen erst beim Öffnen, was sie tun. Diese Dateien schickt der Gateway an dieMalware-Sandbox. Dort laufen sie in einer abgeschotteten virtuellen Maschine. Vorher prüft eine schnelle Vorauswahl, ob eine Datei aktiven Inhalt hat. Das sind etwa Makros, Skripte oder JavaScript in einer PDF. Eine einfache PDF-Rechnung muss nicht in die Sandbox. Kann der Gateway eine Datei nicht lesen, schickt er sie im Zweifel hin.
Das Ergebnis erscheint in der Quarantäne-Ansicht, auf Wunsch mit Screenshots. Eine KI fasst auffällige Berichte zu einer kurzen Bewertung zusammen. Dieselbe Datei prüft die Sandbox innerhalb von 24 Stunden nur einmal.
Saubere Anhänge entschärfen (CDR)
Content Disarm and Reconstruction (CDR) baut Anhänge ohne aktive Teile neu auf. Das gilt für Office-Dateien, PDFs und Archive. Ihre Mitarbeitenden bekommen das Dokument, aber ohne Makros und eingebettete Inhalte. CDR greift nur bei Dateien, die der Scan als sauber eingestuft hat. Schadsoftware wird blockiert. Jede Änderung protokolliert der Gateway. Sie sehen also, welcher Anhang verändert wurde und was entfernt wurde. CDR lässt sich pro Richtlinie abschalten.
E-Mail-Archivierung mit Legal Hold
Die Quarantäne hält nur blockierte Mails. Das Mail-Archiv speichert dagegen eine Kopie jeder geprüften Mail. Sie wählen: nur eingehende, nur ausgehende oder alle Mails. Die Aufbewahrung liegt ab Werk bei rund sieben Jahren. Sie können sie anpassen. Danach löscht der Gateway die Kopien selbst.
Im Archiv suchen Sie nach Absender, Empfänger, Betreff, Richtung, Prüfergebnis und Zeitraum. Die Originalmail laden Sie bei Bedarf herunter. Mit Legal Hold sperren Sie einzelne Mails gegen das Löschen. Das brauchen Sie etwa bei einem Rechtsstreit oder einer Prüfung. Das Archiv ist ab Werk aus. Ohne Ihre Entscheidung speichert der Gateway also nichts.
Häufige Fragen zu Quarantäne und Archiv
- Wie lange bleiben Mails in der Quarantäne?
- Das legen Sie über Aufbewahrungsregeln fest, auf Wunsch je nach Prüfergebnis. Abgelaufene Einträge räumt der Gateway selbst auf.
- Können Mitarbeitende ihre Mails selbst freigeben?
- Ja, über den täglichen Digest. Jeder Eintrag hat einen signierten Link zum Freigeben und einen zum Löschen. Die Links gelten sieben Tage und nur für den jeweiligen Empfänger.
- Ist das Mail-Archiv sofort aktiv?
- Nein. Das Archiv ist ab Werk aus. Ein Admin schaltet es ein und legt fest, ob eingehende, ausgehende oder alle Mails archiviert werden. Die Aufbewahrung liegt ab Werk bei rund sieben Jahren und ist einstellbar.
- Macht CDR eine infizierte Datei wieder sauber?
- Nein. CDR greift nur bei Anhängen, die der Scan als sauber eingestuft hat. Schadsoftware blockiert der Gateway. Er versucht nicht, sie zu reparieren.
Quarantäne und Archiv live ansehen
Wir zeigen Ihnen Freigabe, Digest und Archivsuche und klären mit Ihnen passende Aufbewahrungsfristen.
Demo anfragenSo arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Wir wollen lange mit Ihnen arbeiten, nicht nur einmal liefern. Unser Weg hat vier Schritte. So wissen Sie stets, was als Nächstes kommt, wer was macht und was am Ende steht.
1. Erstes Gespräch, kostenlos
Wir lernen Ihre Lage und Ihre Ziele kennen. In 30 bis 45 Minuten prüfen wir, ob wir zu Ihnen passen. Wir zeigen Wege auf und klären Ihre Fragen.
2. Bestandsaufnahme
Wir prüfen, wo Sie heute stehen: bei Technik, Abläufen und Vorgaben. Sie bekommen eine Liste mit Stärken und Lücken, nach Dringlichkeit sortiert. Darauf baut unser Angebot auf.
3. Umsetzung mit festem Kontakt
Eine erfahrene Leitung führt Sie durch das Projekt. Es gibt klare Ziele, einen offenen Plan für Zeit und Kosten und jede Woche einen Stand. Alle Ergebnisse sind dokumentiert und gehören Ihnen.
4. Betrieb und Prüfung
Nach dem Projekt bleiben wir an Ihrer Seite. Wir betreiben Systeme für Sie, prüfen sie in festen Abständen und behalten offene Punkte im Blick. Bei neuen Gefahren oder neuen Regeln melden wir uns von selbst.