Vertrauliche Daten bleiben im Haus – DLP für ausgehende Mails
Eine Kundenliste mit Kontodaten, versehentlich an die falsche Adresse. Oder ein Zugangsschlüssel im Anhang. Solche Fehler passieren schnell. Die Data Loss Prevention (DLP) im Mail Security Gateway erkennt sie, bevor die Mail Ihr Unternehmen verlässt.
Demo anfragenWas die E-Mail-DLP erkennt
Ein Datenleck entsteht oft ganz ohne Angreifer. Jemand schickt einfach die falsche Datei. Der Gateway prüft darum jede ausgehende Mail Ihrer Nutzer. Er liest Betreff, Text und den Textinhalt der Anhänge.
Fertige Muster
Für häufige Fälle bringt der Gateway eine Musterbibliothek mit. Sie müssen keine Suchregeln selbst schreiben. Dazu gehören:
- IBANs und Kreditkartennummern, jeweils mit Prüfsumme
- deutsche Steuer-Identifikationsnummer und Personalausweisnummer
- private Schlüssel, Zugangsschlüssel für Cloud-Dienste und Entwickler-Plattformen
- lange, zufällig wirkende Zeichenketten, wie sie typisch für Passwörter und Geheimnisse sind
Eigene Schlüsselwörter und Muster
Sie können eigene Listen anlegen, etwa Projektnamen oder „streng vertraulich“. Groß- und Kleinschreibung spielen keine Rolle. Für Spezialfälle legen Sie eigene Muster an, zum Beispiel für Ihre Kundennummern. Eine Regel kann erst ab einer Mindestzahl an Treffern greifen. Eine einzelne IBAN in einer Rechnung löst dann nichts aus, eine Liste mit hundert schon.
Überwachen, Quarantäne oder Ablehnen
Für jede Regel legen Sie fest, was bei einem Treffer passiert:
- Überwachen: Die Mail geht raus. Der Treffer wird protokolliert.
- Quarantäne: Die Mail wird angehalten. Ein Admin prüft sie und gibt sie frei oder löscht sie.
- Ablehnen: Die Mail wird nicht verschickt.
Jedes Muster hat eine Vorgabe. Private Schlüssel werden zum Beispiel abgelehnt. Diese Vorgabe können Sie in Ihren Regeln ändern. Greifen mehrere Regeln, gilt die mit der höchsten Priorität. Jeder Treffer wird festgehalten. So sehen Sie später, welche Regel wann gegriffen hat.
Ein Beispiel: Die Buchhaltung schickt eine Tabelle mit vielen IBANs an eine private Adresse. Die Regel für Kontodaten greift. Die Mail landet in der Quarantäne, und ein Admin schaut sie sich an. War es ein Versehen, wird sie gelöscht. War alles in Ordnung, gibt er sie frei. Das schützt personenbezogene Daten und hilft Ihnen bei Ihren Pflichten aus der DSGVO.
Mehr Kontrolle beim Versand
Signatur und Disclaimer
Der Gateway hängt an ausgehende Mails eine zentral gepflegte Signatur oder einen rechtlichen Hinweis an. Die Regeln legen Sie pro Mandant fest. Platzhalter wie Name oder Telefonnummer füllt der Gateway pro Absender. Antworten und rein interne Mails können Sie ausnehmen. Signierte Mails bleiben unverändert. Die Funktion ist ab Werk aus.
Empfängerprüfung gegen Fehlversand
Ein Klick in der Adressvorschlagsliste genügt, und die Mail geht an „m.mustermann“ statt an „n.mustermann“. Die Empfängerprüfung erkennt solche Verwechslungen. Sie findet auch Tippfehler in Domains wie „gmial.com“. Dazu lernt sie, wer üblicherweise wem schreibt. Ist das Risiko hoch, hält sie die Mail an. Der Absender bekommt dann zwei signierte Links: senden oder verwerfen.
Im Graubereich kann ein Sprachmodell helfen. Es sieht nur Betreff, Absender, Empfänger und Statistik, nie den Mailtext. Die Empfängerprüfung ist ab Werk aus und startet im Beobachtungsmodus. Sie hält stets die ganze Mail an, nicht einzelne Empfänger.
Häufige Fragen zur E-Mail-DLP
- Was prüft die DLP in einer E-Mail?
- Sie prüft Betreff, Text und den Textinhalt von Anhängen. Sie sucht nach festen Mustern wie IBAN oder Kreditkartennummer, nach Schlüsselwörtern und nach eigenen Mustern, die Sie selbst festlegen.
- Blockiert die DLP sofort alles, was verdächtig aussieht?
- Nein. Pro Regel wählen Sie: nur überwachen, in Quarantäne legen oder ablehnen. Viele Unternehmen starten im Überwachungsmodus. So sehen sie zuerst, was die Regeln finden würden.
- Wie verhindert der Gateway Fehlalarme bei Zahlen?
- Kreditkartennummern und IBANs prüft er zusätzlich mit ihrer Prüfsumme. Eine zufällige Zahlenfolge löst so keinen Treffer aus. Manche Muster haben weitere Filter, etwa gegen Datumsangaben.
- Ist die Empfängerprüfung sofort aktiv?
- Nein. Sie ist ab Werk aus und startet dann im Beobachtungsmodus. Auch im Haltemodus hält sie erst Mails an, wenn sie genug über Ihre üblichen Kontakte gelernt hat.
DLP-Regeln gemeinsam aufsetzen
Wir zeigen Ihnen die Musterbibliothek und planen mit Ihnen einen Start im Überwachungsmodus.
Demo anfragenSo arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Wir wollen lange mit Ihnen arbeiten, nicht nur einmal liefern. Unser Weg hat vier Schritte. So wissen Sie stets, was als Nächstes kommt, wer was macht und was am Ende steht.
1. Erstes Gespräch, kostenlos
Wir lernen Ihre Lage und Ihre Ziele kennen. In 30 bis 45 Minuten prüfen wir, ob wir zu Ihnen passen. Wir zeigen Wege auf und klären Ihre Fragen.
2. Bestandsaufnahme
Wir prüfen, wo Sie heute stehen: bei Technik, Abläufen und Vorgaben. Sie bekommen eine Liste mit Stärken und Lücken, nach Dringlichkeit sortiert. Darauf baut unser Angebot auf.
3. Umsetzung mit festem Kontakt
Eine erfahrene Leitung führt Sie durch das Projekt. Es gibt klare Ziele, einen offenen Plan für Zeit und Kosten und jede Woche einen Stand. Alle Ergebnisse sind dokumentiert und gehören Ihnen.
4. Betrieb und Prüfung
Nach dem Projekt bleiben wir an Ihrer Seite. Wir betreiben Systeme für Sie, prüfen sie in festen Abständen und behalten offene Punkte im Blick. Bei neuen Gefahren oder neuen Regeln melden wir uns von selbst.