ERP & CRM

Intermal– ERP und CRM in einer Anwendung

Intermal ist das ERP und CRM, das für SecTepe.Comm entwickelt wurde. Angebot, Auftrag, Rechnung, Zahlung und Buchhaltung liegen in einer Anwendung. Sie melden sich mit demselben Konto an wie bei den anderen Diensten.

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Auf einen Blick

Vertrieb, Pipeline & Angebote
Aufträge, Rechnungen & Gutschriften
Buchhaltung mit SKR03 oder SKR04
Zahlungen, Mahnwesen & SEPA
Einkauf & Lager
Projekte & Zeiterfassung

Funktionen im Überblick

Intermal deckt die Kette vom ersten Kontakt bis zur Buchung ab. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf.

CRM & Vertrieb

Die Firmenakte bündelt Ansprechpartner, Vorgänge und Chronik. Die Pipeline zeigt jeden Vorgang nach Stufe. Angebote nutzen einen Leistungskatalog und gehen als PDF raus.

Projekte & Zeiten

Projekte haben ein Budget und eine Zeiterfassung in der Wochenansicht. Über „Zeiten abrechnen“ werden offene Stunden zum Rechnungsentwurf.

Buchhaltung (Doppik)

Rechnungen und Zahlungen buchen sich selbst. Sie erhalten Journal, Salden, eine UStVA-Auswertung und einen DATEV-Export.

Rechnungen & Mahnwesen

Aus Aufträgen werden Rechnungen. Diese gibt es als XRechnung 3.0 oder ZUGFeRD. Das Mahnwesen arbeitet in drei Stufen.

Einkauf & Lager

Sie führen Lieferanten, Bestellungen und Eingangsrechnungen. Der Wareneingang bucht den Lagerzugang. Je Artikel lässt sich ein Mindestbestand setzen.

Rollen & Zugriff

Rollen wie Vertrieb, Buchhaltung und Inhaber kommen aus der zentralen Benutzerverwaltung. Die Bücher festschreiben dürfen nur Inhaber und Admins.

Technologie & Integration

Intermal ist ein eigener Dienst mit Weboberfläche. Jeder ERP-Bereich hat eine eigene REST-Schnittstelle mit Anmeldung per Token. Die Rechenlogik für Belege, Buchungen und Exporte ist einfach gehalten. Automatische Tests prüfen sie.

• Intermal als eigener Dienst mit Weboberfläche
• Eigene Datenbank
• REST-API unter /api
• Zentrale Anmeldung (Single Sign-on) und Rollen
• Ereignisse auf dem Plattform-Bus
• Lizenz Apache 2.0

Ihre Vorteile

Eine Kette vom Angebot bis zur Buchung, ohne Systemwechsel
Jeder Mandant sieht nur seine eigenen Daten
XRechnung, DATEV und SEPA eingebaut, ohne Zusatz-Apps
Datenmodell und Exporte sind Teil des Plattform-Codes

So arbeiten ERP und CRM heute in SecTepe.Comm

Intermal hat das frühere ERP-System abgelöst. Das alte System ist abgeschaltet und entfernt. Hier lesen Sie, wie die Teile im Alltag zusammenspielen und wo die Grenzen liegen.

Vom Angebot bis zur Buchung

Das Angebot ist der erste Beleg der Kette. Preise kopiert Intermal beim Hinzufügen aus dem Katalog. Ändern Sie später einen Preis, bleibt ein verschicktes Angebot unberührt.

Aus dem angenommenen Angebot wird ein Auftrag, aus dem Auftrag eine Rechnung.
Rechnungen gibt es als XRechnung 3.0 oder als ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML.
Kontoauszüge lesen Sie als CAMT.053-Datei ein. Überweisungen und Lastschriften erzeugen Sie als SEPA-Datei.
Das Mahnwesen hat drei Stufen mit Fristen, Gebühren und Verzugszinsen.
Rechnungen und Zahlungen buchen sich selbst, doppelt nach Soll und Haben. Sie wählen den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04.
Setzen Sie einen Auftrag auf „geliefert“, bucht Intermal den Lagerabgang. Einen eigenen Lieferschein gibt es nicht.

Regeln für saubere Bücher

Eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Zur Korrektur stornieren Sie sie. Intermal legt dann eine Gutschrift an, die auf das Original verweist. Die Nummern sind lückenlos. Ein Entwurf bekommt seine Nummer erst beim Ausstellen.

Vor dem Ausstellen prüft Intermal die Pflichtangaben nach § 14 UStG. Eine Festschreibung sperrt alle Buchungen bis zu einem Stichtag. Dazu speichert sie eine Prüfsumme (SHA-256) über diese Buchungen. Danach sind nur noch Gegenbuchungen möglich.

Diesen Teil der GoBD deckt die Software ab. Verfahrensdokumentation und Aufbewahrung bleiben Ihre Aufgabe.

Betrieb und Kontrolle über die Daten

Intermal speichert seine Daten in einer eigenen Datenbank auf dem Datenbankserver der Plattform. Sie melden sich über die zentrale Anmeldung an. Von dort kommen auch die Rollen, etwa Vertrieb, Buchhaltung und Inhaber. Das Backend prüft sie bei jeder Aktion. Jeder Mandant sieht nur seine eigenen Daten.

Ereignisse wie „Rechnung bezahlt“ oder „Rechnung überfällig“ gehen an den Event-Bus der Plattform. So können andere Abläufe darauf reagieren. Fällt das Bus-Gateway aus, gehen diese Ereignisse verloren. Ihre Aktion in Intermal läuft trotzdem durch.

Technische Grundlage

Intermal baut auf bewährten Open-Source-Bausteinen auf: Node.js mit Express und Prisma, eine React-Oberfläche und PostgreSQL als Datenbank. Anmeldung und Rollen laufen über Keycloak.

Häufige Fragen

Kann ich die Buchhaltung an meine Steuerberatung geben? Ja. Intermal exportiert einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format. Machen Sie vor der ersten Übergabe einen Testimport mit Ihrer Steuerberatung.

Übermittelt Intermal die Umsatzsteuer-Voranmeldung? Nein. Die UStVA-Auswertung zeigt die Kennzahlen für Ihre Meldung. An ELSTER sendet sie nichts.

Ist das ZUGFeRD-PDF ein PDF/A-3? Noch nicht. Es ist ein hybrides PDF mit eingebettetem XML, aber kein validiertes PDF/A-3b. Der rechtssichere Weg ist die XRechnung.

Rechnet Intermal Löhne ab? Nein. Die Lohnbuchhaltung gehört nicht zum ERP. Das separate HR-Tool liefert einen DATEV-Lohnexport.

Gibt es ein Anlagenbuch? Noch nicht. Es steht auf der Liste der Folgearbeiten.

Bereit für ERP und CRM mit Intermal?

Fragen Sie eine Demo an. Wir zeigen Ihnen die Kette vom Angebot bis zur Buchung und besprechen Ihre Rollen und Exporte.

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So arbeiten wir mit Ihnen zusammen

Wir wollen lange mit Ihnen arbeiten, nicht nur einmal liefern. Unser Weg hat vier Schritte. So wissen Sie stets, was als Nächstes kommt, wer was macht und was am Ende steht.

1. Erstes Gespräch, kostenlos

Wir lernen Ihre Lage und Ihre Ziele kennen. In 30 bis 45 Minuten prüfen wir, ob wir zu Ihnen passen. Wir zeigen Wege auf und klären Ihre Fragen.

2. Bestandsaufnahme

Wir prüfen, wo Sie heute stehen: bei Technik, Abläufen und Vorgaben. Sie bekommen eine Liste mit Stärken und Lücken, nach Dringlichkeit sortiert. Darauf baut unser Angebot auf.

3. Umsetzung mit festem Kontakt

Eine erfahrene Leitung führt Sie durch das Projekt. Es gibt klare Ziele, einen offenen Plan für Zeit und Kosten und jede Woche einen Stand. Alle Ergebnisse sind dokumentiert und gehören Ihnen.

4. Betrieb und Prüfung

Nach dem Projekt bleiben wir an Ihrer Seite. Wir betreiben Systeme für Sie, prüfen sie in festen Abständen und behalten offene Punkte im Blick. Bei neuen Gefahren oder neuen Regeln melden wir uns von selbst.

Häufige Fragen

Diese Fragen hören wir oft im ersten Gespräch. Für alles andere schreiben Sie an hello@sectepe.de oder rufen Sie uns an.

Wie starten wir eine Zusammenarbeit mit SecTepe?: Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Gespräch. Danach bekommen Sie ein Angebot mit Aufwand, Zeitplan und Ergebnis. Auf Wunsch starten wir klein, mit einem Test. So lernen Sie uns kennen, bevor es richtig losgeht.
Für welche Firmen und Branchen arbeiten Sie?: Wir arbeiten für kleine und mittlere Firmen, für Teile großer Konzerne und für Betreiber kritischer Anlagen (KRITIS). Oft sind das Industrie, Handwerk, Gesundheit, Banken, Energie und Behörden. Der Kern ist der Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Arbeiten Sie vor Ort, remote oder hybrid?: Beides. Prüfungen, Beratung und die meisten Dienste laufen aus der Ferne, aus deutschen Rechenzentren. Für Workshops, Schulungen und Notfälle kommen wir vor allem in NRW, im Rheinland und im Ruhrgebiet zu Ihnen. Wenn nötig, fahren wir auch weiter.
Nach welchen Normen arbeiten Sie?: Wir arbeiten nach ISO 27001:2022, BSI IT-Grundschutz, TISAX, B3S KRITIS, NIS2 und DORA und nach den Regeln einzelner Branchen. Unsere Methoden stützen sich auf bekannte Rahmenwerke wie NIST CSF, MITRE ATT&CK, OWASP und OSSTMM. Wir wählen sie je nach Projekt.
Wie schützen Sie die Vertraulichkeit meiner Daten?: Durch Vertrag und durch Technik. Vor jedem Projekt unterschreiben beide Seiten eine Pflicht zur Geheimhaltung. Ihre Daten bleiben in deutschen Rechenzentren. Jeder Zugriff braucht eine Anmeldung mit zweitem Faktor und wird einzeln geprüft. Unser ganzes Team ist per Vertrag und nach DSGVO zum Schweigen verpflichtet.

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