Dateien & Dokumente

Ablage & Archiv– Dateien, Dokumente, Wissen

Ihr Team teilt und bearbeitet Dateien sicher an einem Ort. Ein digitales Archiv (DMS) ersetzt Papier. Zwei Wikis sammeln Ihr Wissen. Für alles reicht eine Anmeldung (Single Sign-on).

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Auf einen Blick

Ablage mit Ende-zu-Ende-Schutz
Digitales Archiv (DMS)
Texterkennung (OCR) für Belege
Wiki und Handbücher
Office im Browser
Abgleich mit Handy und Desktop

Funktionen im Überblick

Dateien, Scans und Wissen liegen in einem System, das Sie durchsuchen können. Sie melden sich überall mit demselben Konto an.

Dateiablage

Eine zentrale Ablage für alle. Sie teilen Dateien per Link, gleichen sie ab und bearbeiten sie zu mehreren. Das geht am Desktop, auf dem Handy und im Browser.

Archiv mit Texterkennung

Das Archiv liest den Text aus Ihren Scans. So finden Sie jedes Wort über die Suche. Schlagwörter und Korrespondenten halten Ordnung.

Wiki

Ein Wiki für Ihr Team. Sie schreiben in einem einfachen Editor und legen fest, wer welche Seiten sieht.

Handbücher

Wissen, geordnet nach Büchern, Kapiteln und Seiten. Es ist leicht zu lesen und zu bearbeiten. Das passt gut für Handbücher.

Office im Browser

Bearbeiten Sie Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien gemeinsam und in Echtzeit direkt im Browser.

Versionen und Protokoll

Jede Änderung wird protokolliert und lässt sich zurückholen. Das hilft bei Compliance und Prüfungen.

Technik und Aufbau

Ablage, Archiv und Wikis hängen an einer zentralen Anmeldung. So wird aus ihnen eine Plattform. Die Dateien liegen in einem Speicher nach dem S3-Standard. Sie lassen sich vollständig durchsuchen.

• Dateiablage mit Apps für alle Geräte
• Archiv mit Texterkennung (OCR)
• Wiki als Wissensbasis
• Wiki für Handbücher auf bewährter Web-Technik
• Office-Dateien im Browser bearbeiten
• S3-kompatibler Objektspeicher

Ihre Vorteile

Alle Daten auf eigener Infrastruktur
Weniger Papier im Büro dank Archiv
Einheitliche Suche über alle Dokumente
Gemeinsam arbeiten in Echtzeit
Aufbewahrung nach DSGVO-Regeln

Technische Grundlage

SecTepe.Comm nutzt hier bewährte Open-Source-Bausteine. Dazu gehören Nextcloud, Collabora Online, Paperless-ngx mit Tesseract, BookStack, Keycloak und OpenBao.

So funktionieren Dateien und Dokumente im Alltag

Dateien und Dokumente verteilen sich auf wenige Dienste mit einer gemeinsamen Anmeldung. Die Dateiablage enthält Ihre Arbeitsdateien. Mit dem Online-Office bearbeiten Sie Office-Dateien im Browser. Das Archiv speichert Scans und fertige Dokumente.

So greifen die Teile ineinander

In der Dateiablage liegen die Dateien. Ihr Team gleicht sie mit den Apps für Desktop und Handy ab oder arbeitet im Browser.
Das Online-Office öffnet Microsoft-Office-Dateien und offene Dokumentformate direkt in der Dateiablage. Es hat keine eigenen Benutzerkonten. Die Anmeldung bleibt bei der Dateiablage.
Das Archiv liest den Text von Dokumenten per Texterkennung (OCR). Ab Werk erkennt es Deutsch und Englisch. Hilfsdienste wandeln Office-Dateien um und lesen ihren Text aus. Das Archiv kann auch Anhänge aus einem Postfach abholen.
Bevor das Archiv eine Datei übernimmt, prüft das Mail-Security-Gateway sie auf Schadsoftware und Viren.

Typische Einsätze

Sie teilen einen Projektordner mit Ihrem Team und bearbeiten einen Entwurf gemeinsam.
Sie schützen sensible Ordner mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Sie schalten sie pro Ordner ein. Sie wirkt in den Apps für Desktop und Handy, nicht in der Weboberfläche.
Sie legen Rechnungen oder Briefe in den Eingangsordner des Archivs. Das Archiv übernimmt sie, liest den Text und macht sie durchsuchbar.
Sie verlinken gespeicherte Dateien aus dem SecTepe Wiki, der Lernplattform oder der Fallverwaltung über eine Dateiauswahl.

Betrieb und Datenhoheit

Auf Kubernetes liegen die Dateiinhalte im Objektspeicher von IONOS (Region eu-central-1). IONOS verschlüsselt diese Dateien auf dem Server. Programmdateien und Datenbank liegen auf verschlüsseltem Blockspeicher. Sicherungen der Datenbank gehen in einen S3-Speicher und sind ebenfalls verschlüsselt. Passwörter und Schlüssel der Dienste liegen in einem zentralen Tresor.

Die Rollen im Archiv folgen den Gruppen der zentralen Anmeldung. Sie werden bei jeder Anmeldung aktualisiert. Im Mandantenmodell „dedicated-lite“ bekommt jeder Kunde eine eigene Dateiablage. Kunden melden sich als normale Benutzer an. Nur der Plattformbetreiber hat das globale Admin-Konto.

Häufige Fragen

Kann der Server Ende-zu-Ende-verschlüsselte Dateien lesen? Nein. Die App verschlüsselt diese Dateien schon auf Ihrem Gerät. Der Server kann sie nicht entschlüsseln.

Wer hat die Schlüssel für den Speicher? IONOS verwaltet und erneuert die Schlüssel für Block- und Objektspeicher. Eigene Schlüssel des Kunden sind nicht der Standard. Sie sind ein optionaler zusätzlicher Schritt.

Kann das Archiv alte Dokumente selbst löschen? Ja. Sie legen Aufbewahrungsregeln fest, nach denen Dokumente automatisch gelöscht werden.

Bereit für Ihre Dokumenten-Plattform?

Wir planen mit Ihnen den Aufbau, den Umzug Ihrer Daten und die Schulung. So kann Ihr Team schnell loslegen.

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So arbeiten wir mit Ihnen zusammen

Wir wollen lange mit Ihnen arbeiten, nicht nur einmal liefern. Unser Weg hat vier Schritte. So wissen Sie stets, was als Nächstes kommt, wer was macht und was am Ende steht.

1. Erstes Gespräch, kostenlos

Wir lernen Ihre Lage und Ihre Ziele kennen. In 30 bis 45 Minuten prüfen wir, ob wir zu Ihnen passen. Wir zeigen Wege auf und klären Ihre Fragen.

2. Bestandsaufnahme

Wir prüfen, wo Sie heute stehen: bei Technik, Abläufen und Vorgaben. Sie bekommen eine Liste mit Stärken und Lücken, nach Dringlichkeit sortiert. Darauf baut unser Angebot auf.

3. Umsetzung mit festem Kontakt

Eine erfahrene Leitung führt Sie durch das Projekt. Es gibt klare Ziele, einen offenen Plan für Zeit und Kosten und jede Woche einen Stand. Alle Ergebnisse sind dokumentiert und gehören Ihnen.

4. Betrieb und Prüfung

Nach dem Projekt bleiben wir an Ihrer Seite. Wir betreiben Systeme für Sie, prüfen sie in festen Abständen und behalten offene Punkte im Blick. Bei neuen Gefahren oder neuen Regeln melden wir uns von selbst.

Häufige Fragen

Diese Fragen hören wir oft im ersten Gespräch. Für alles andere schreiben Sie an hello@sectepe.de oder rufen Sie uns an.

Wie starten wir eine Zusammenarbeit mit SecTepe?: Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Gespräch. Danach bekommen Sie ein Angebot mit Aufwand, Zeitplan und Ergebnis. Auf Wunsch starten wir klein, mit einem Test. So lernen Sie uns kennen, bevor es richtig losgeht.
Für welche Firmen und Branchen arbeiten Sie?: Wir arbeiten für kleine und mittlere Firmen, für Teile großer Konzerne und für Betreiber kritischer Anlagen (KRITIS). Oft sind das Industrie, Handwerk, Gesundheit, Banken, Energie und Behörden. Der Kern ist der Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
Arbeiten Sie vor Ort, remote oder hybrid?: Beides. Prüfungen, Beratung und die meisten Dienste laufen aus der Ferne, aus deutschen Rechenzentren. Für Workshops, Schulungen und Notfälle kommen wir vor allem in NRW, im Rheinland und im Ruhrgebiet zu Ihnen. Wenn nötig, fahren wir auch weiter.
Nach welchen Normen arbeiten Sie?: Wir arbeiten nach ISO 27001:2022, BSI IT-Grundschutz, TISAX, B3S KRITIS, NIS2 und DORA und nach den Regeln einzelner Branchen. Unsere Methoden stützen sich auf bekannte Rahmenwerke wie NIST CSF, MITRE ATT&CK, OWASP und OSSTMM. Wir wählen sie je nach Projekt.
Wie schützen Sie die Vertraulichkeit meiner Daten?: Durch Vertrag und durch Technik. Vor jedem Projekt unterschreiben beide Seiten eine Pflicht zur Geheimhaltung. Ihre Daten bleiben in deutschen Rechenzentren. Jeder Zugriff braucht eine Anmeldung mit zweitem Faktor und wird einzeln geprüft. Unser ganzes Team ist per Vertrag und nach DSGVO zum Schweigen verpflichtet.

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