Dokumente gemeinsam bearbeiten –DSGVO-konform & im eigenen Haus
Bearbeiten Sie Ihre Dokumente im Team, direkt im Browser und zur selben Zeit. Jede Änderung wird erfasst. Ihre Daten bleiben dabei auf Ihren eigenen Servern.
Das bekommen Sie
- Gleichzeitig bearbeiten
- Versionen
- Lückenloses Protokoll
- Word, Excel und PowerPoint
- Auf Ihren eigenen Servern
- Gemeinsame Arbeitsräume
Funktionen im Überblick
Ein Online-Office, fest in SecTepe.Core eingebaut. So halten auch Ihre Office-Dateien die Regeln ein.
Gleichzeitig arbeiten
Mehrere Leute arbeiten zur selben Zeit an einem Text. Sie sehen, wo die anderen gerade schreiben, und können kommentieren und chatten.
Versionen
Jedes Speichern ergibt eine neue Version. Sie können Versionen vergleichen, alte Stände zurückholen und Freigaben steuern.
Protokoll für jede Änderung
Sie sehen genau, wer wann was geändert hat. Das Protokoll ist revisionssicher abgelegt. Es taugt als Nachweis im Audit, auch nach GxP-Regeln für Pharma und Labore.
Passt zu Microsoft Office
Der Editor öffnet Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien und speichert sie im selben Format. Kommentare und verfolgte Änderungen funktionieren. Gelenkte Dokumente laden Sie als PDF herunter.
Vorlagen & Makros
Vorlagen für die ganze Firma: für Richtlinien, Protokolle und Audit-Berichte. Makros nutzen Sie immer wieder.
Rechte verwalten
Legen Sie je Datei, Ordner und Nutzergruppe fest, wer lesen, kommentieren oder ändern darf. Auf Wunsch nur für eine gewisse Zeit.
Ihre Vorteile
Schluss mit Anhängen per Mail und vielen Kopien einer Datei. Das Online-Office in SecTepe.Core hält Ihre Dokumente einheitlich und bereit für jede Prüfung. Und sie bleiben sicher im Haus.
- Läuft komplett auf Ihren eigenen Servern
- Dokumente DSGVO-konform bearbeiten, ohne Bindung an Microsoft 365 oder Google Docs
- Protokoll für jede Änderung
- Öffnet und speichert Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien
- Direkt mit Ihrem ISMS verknüpft
Anwendungsfälle
Richtlinien schreiben
Recht, IT und Leitung schreiben gleichzeitig an Richtlinien. Prüfen und Freigeben sind fest eingebaut.
Audit-Berichte
Prüfer und Ihre Teams halten Ergebnisse gleichzeitig im selben Dokument fest. Niemand überschreibt die Arbeit der anderen, und der Verlauf hält jeder Prüfung stand.
Risikoanalysen
Teams bearbeiten Tabellen zur Risikoanalyse gemeinsam. Feste Vorlagen mit Makros machen das schneller. Jede Version bleibt erhalten.
Antworten auf Ausschreibungen
Vertrieb und Compliance beantworten Ausschreibungen gemeinsam. Ihre Daten verlassen Ihr Netz dabei nicht.
So funktioniert das gemeinsame Bearbeiten in der Praxis
SecTepe.Core betreibt das Online-Office in einem eigenen Container. Ihr Browser spricht nie direkt mit ihm. Der gesamte Verkehr des Editors läuft über Core. Core begrenzt die Zahl der Anfragen und ordnet jedes Dokument Ihrem Mandanten zu.
Was beim Speichern passiert
- Core signiert jede Sitzung im Editor. Ist die Signatur abgeschaltet oder der Schlüssel zu kurz, startet Core nicht.
- Jedes Speichern ergibt eine neue Unterversion, etwa 1.2 nach 1.1. Hat sich nichts geändert, speichert Core nicht neu.
- Die neue Version ist zuerst ein Entwurf. Ein Scan auf Schadsoftware prüft sie, bevor jemand sie laden oder ansehen kann.
- Der Editor öffnet Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien, offene Dokumentformate, CSV und reinen Text. Richtlinien im Markdown-Format wandelt Core zuerst in Word um. Auf Wunsch setzt es sie in Ihre Word-Vorlage.
Gelenkte Dokumente
Für Richtlinien und Checklisten bietet Core eine volle Dokumentenlenkung. Sie starten aus einer Vorlage als Entwurf 0.1. Nur Sie sehen ihn. Beim Einreichen benennen Sie eine verantwortliche Person. Sie kann die Prüfung an eine Kollegin oder einen Kollegen abgeben.
Die Prüfung läuft im Online-Office mit verfolgten Änderungen. Die verantwortliche Person gibt den Entwurf mit Hinweisen zurück oder gibt ihn als Version 1.0 frei. Danach erhalten alle aktiven Nutzer eine Aufgabe: Sie bestätigen, dass sie das Dokument gelesen haben. Die Frist beträgt standardmäßig 14 Tage.
Core schreibt eine feste Kopf- und Fußzeile in die Datei. Sie enthält Dokument-ID, Version, verantwortliche Person, Einstufung und Seitenzahlen. Spätere Versionen beginnen bei 1.1. Version 1.0 gilt, bis Version 2.0 freigegeben ist.
Betrieb und Datenhoheit
Das Container-Paket und das Kubernetes-Paket enthalten beide das Online-Office. Unter Kubernetes erhält es eine eigene Datenbank, eine Warteschlange für Nachrichten und einen Zwischenspeicher. Bearbeitete Dateien landen in Ihrer Dateiablage, in einem Ordner für Ihren Mandanten. Das eingebaute Online-Office ist voreingestellt. Ein Admin des Mandanten kann in den Einstellungen auf Microsoft 365 oder Google Workspace umstellen.
Häufige Fragen
Kann ich die originale Word-Datei laden? Bei gelenkten Dokumenten nicht. Die Dokumentenverwaltung gibt sie nur als PDF heraus. Der Dateiname enthält Titel, Dokument-ID und Version.
Wer sieht einen Entwurf? Nur die Person, die ihn angelegt hat. Während der Prüfung sehen ihn auch die verantwortliche und die prüfende Person. Nach der Freigabe kann ihn jeder im Mandanten lesen.
Kann ich Versionen vergleichen? Ja. Verantwortliche und Prüfende sehen den Verlauf der Versionen. Sie können zwei Versionen eines gelenkten Dokuments vergleichen.
Dokumente DSGVO-konform gemeinsam bearbeiten?
Testen Sie das gemeinsame Arbeiten mit vollem Protokoll. Direkt in Ihrer SecTepe.Core-Instanz.
So arbeiten wir mit Ihnen zusammen
Wir wollen lange mit Ihnen arbeiten, nicht nur einmal liefern. Unser Weg hat vier Schritte. So wissen Sie stets, was als Nächstes kommt, wer was macht und was am Ende steht.
1. Erstes Gespräch, kostenlos
Wir lernen Ihre Lage und Ihre Ziele kennen. In 30 bis 45 Minuten prüfen wir, ob wir zu Ihnen passen. Wir zeigen Wege auf und klären Ihre Fragen.
2. Bestandsaufnahme
Wir prüfen, wo Sie heute stehen: bei Technik, Abläufen und Vorgaben. Sie bekommen eine Liste mit Stärken und Lücken, nach Dringlichkeit sortiert. Darauf baut unser Angebot auf.
3. Umsetzung mit festem Kontakt
Eine erfahrene Leitung führt Sie durch das Projekt. Es gibt klare Ziele, einen offenen Plan für Zeit und Kosten und jede Woche einen Stand. Alle Ergebnisse sind dokumentiert und gehören Ihnen.
4. Betrieb und Prüfung
Nach dem Projekt bleiben wir an Ihrer Seite. Wir betreiben Systeme für Sie, prüfen sie in festen Abständen und behalten offene Punkte im Blick. Bei neuen Gefahren oder neuen Regeln melden wir uns von selbst.
Häufige Fragen
Diese Fragen hören wir oft im ersten Gespräch. Für alles andere schreiben Sie an hello@sectepe.de oder rufen Sie uns an.
- Wie starten wir eine Zusammenarbeit mit SecTepe?
- Jedes Projekt beginnt mit einem kostenlosen Gespräch. Danach bekommen Sie ein Angebot mit Aufwand, Zeitplan und Ergebnis. Auf Wunsch starten wir klein, mit einem Test. So lernen Sie uns kennen, bevor es richtig losgeht.
- Für welche Firmen und Branchen arbeiten Sie?
- Wir arbeiten für kleine und mittlere Firmen, für Teile großer Konzerne und für Betreiber kritischer Anlagen (KRITIS). Oft sind das Industrie, Handwerk, Gesundheit, Banken, Energie und Behörden. Der Kern ist der Mittelstand in Deutschland, Österreich und der Schweiz.
- Arbeiten Sie vor Ort, remote oder hybrid?
- Beides. Prüfungen, Beratung und die meisten Dienste laufen aus der Ferne, aus deutschen Rechenzentren. Für Workshops, Schulungen und Notfälle kommen wir vor allem in NRW, im Rheinland und im Ruhrgebiet zu Ihnen. Wenn nötig, fahren wir auch weiter.
- Nach welchen Normen arbeiten Sie?
- Wir arbeiten nach ISO 27001:2022, BSI IT-Grundschutz, TISAX, B3S KRITIS, NIS2 und DORA und nach den Regeln einzelner Branchen. Unsere Methoden stützen sich auf bekannte Rahmenwerke wie NIST CSF, MITRE ATT&CK, OWASP und OSSTMM. Wir wählen sie je nach Projekt.
- Wie schützen Sie die Vertraulichkeit meiner Daten?
- Durch Vertrag und durch Technik. Vor jedem Projekt unterschreiben beide Seiten eine Pflicht zur Geheimhaltung. Ihre Daten bleiben in deutschen Rechenzentren. Jeder Zugriff braucht eine Anmeldung mit zweitem Faktor und wird einzeln geprüft. Unser ganzes Team ist per Vertrag und nach DSGVO zum Schweigen verpflichtet.