Vertrauliche Mails verschlüsselt versenden – zentral im Gateway
Ein Vertrag an den Anwalt, Gehaltsdaten an das Steuerbüro. Solche Mails sollten nur die richtigen Personen lesen. Der Mail Security Gateway verschlüsselt sie mit PGP oder S/MIME. Das geschieht zentral im Mailfluss, nicht an jedem Arbeitsplatz einzeln.
Demo anfragenSo funktioniert die E-Mail-Verschlüsselung im Gateway
Verschlüsselung macht eine Mail für Unbefugte unlesbar. Nur wer den passenden Schlüssel hat, kann sie öffnen. Der Gateway übernimmt diese Arbeit zentral. Er unterstützt beide gängigen Standards: PGP und S/MIME.
Ausgehende Mails aus Gruppenpostfächern
Verschlüsselung richten Sie für Gruppenpostfächer ein, etwa „personal@“ oder „vertrag@“. Schickt jemand von dort eine Mail, sucht der Gateway den öffentlichen Schlüssel jedes Empfängers. Liegen alle vor, verschlüsselt er die Mail und signiert sie mit dem Schlüssel der Gruppe. Der Empfänger sieht so auch, dass die Mail wirklich von Ihnen kommt.
Eingehende Mails an ein Team
Kommt eine verschlüsselte Mail an ein Gruppenpostfach, entschlüsselt der Gateway sie mit dem Gruppenschlüssel. Dann verschlüsselt er sie neu, für jedes freigeschaltete Mitglied. Jede Person öffnet sie mit ihrem eigenen Schlüssel. Den Gruppenschlüssel muss niemand weitergeben. Er liegt in einem gesicherten Schlüsseltresor.
Schlüssel finden ohne Handarbeit
Den Schlüssel eines Empfängers sucht der Gateway selbst. Er fragt das Web Key Directory der Empfänger-Domain ab. Das ist ein Standard, über den Firmen ihre PGP-Schlüssel veröffentlichen. Gefundene Schlüssel speichert er und prüft sie regelmäßig neu.
Portal-Zustellung für Empfänger ohne Schlüssel
Viele Empfänger haben keinen PGP- oder S/MIME-Schlüssel. Für diesen Fall gibt es das Portal. Der Inhalt bleibt im Gateway und wird dort verschlüsselt gespeichert. Der Empfänger bekommt nur eine Benachrichtigung mit Link. Auch der Betreff wird ersetzt, denn er kann selbst vertraulich sein.
Zum Lesen öffnet der Empfänger den Link im Browser. Er nennt seine Adresse und erhält einen Einmalcode an genau diese Adresse. Wird der Link weitergeleitet, nützt er also nichts. Die Sitzung endet nach 30 Minuten. Gegen ein gehacktes Postfach des Empfängers hilft das Portal nicht. Das sagen wir offen.
Haben nur einige Empfänger keinen Schlüssel, teilt der Gateway auf. Die einen bekommen die verschlüsselte Mail, die anderen den Portal-Link. Kann der Gateway den Inhalt nicht ablegen, hält er die Mail an. Er schickt sie nie heimlich im Klartext. Je nach Mailserver-Anbindung kann auch eine einzelne Mail mit „[VERTRAULICH]“ im Betreff externe Empfänger nur per Portal erreichen.
Vier Wege, wenn ein Schlüssel fehlt
Pro Gruppenpostfach wählen Sie, was bei fehlendem Schlüssel passiert:
- Ablehnen: Die Mail geht nicht raus. Der Absender erfährt es sofort.
- Nur signieren: Die Mail geht im Klartext raus, aber mit der Signatur der Gruppe.
- Klartext mit Warnhinweis: Das ist die Vorgabe ab Werk. Bestehende Postfächer ändern sich nicht.
- Portal: Der Inhalt bleibt geschützt im Gateway. Nur der Link wird zugestellt.
Signierte Mails bleiben unverändert
Eine digitale Signatur zeigt, dass eine Mail unterwegs nicht verändert wurde. Darum fasst der Gateway signierte oder verschlüsselte Mails nicht an. Warnbanner, Signaturen und umgeschriebene Links kommen dort nicht hinein. Ein Disclaimer für ausgehende Mails wird vor der Verschlüsselung eingefügt. Er steckt also im geschützten Teil. Eingehende Signaturen prüft der Gateway.
Häufige Fragen zur E-Mail-Verschlüsselung
- Was passiert, wenn der Empfänger keinen Schlüssel hat?
- Das legen Sie pro Gruppenpostfach fest. Die Mail kann abgelehnt werden, nur signiert oder mit Warnhinweis im Klartext rausgehen. Oder sie wird über das Portal zugestellt. Dann verlässt der Inhalt den Gateway nicht. Ab Werk gilt Klartext mit Warnhinweis.
- Braucht der Empfänger für das Portal eine Software?
- Nein. Er öffnet den Link im Browser, nennt seine Adresse und gibt einen Einmalcode ein. Den Code bekommt er per Mail an genau diese Adresse.
- Woher kennt der Gateway die Schlüssel der Empfänger?
- Er sucht in einem eigenen Zwischenspeicher, im Web Key Directory der Empfänger-Domain, im Benutzerverzeichnis und bei manuell hinterlegten Schlüsseln. Gespeicherte Schlüssel frischt er regelmäßig auf.
- Verändert der Gateway signierte Mails?
- Nein. Warnbanner, Signaturen und Link-Umschreibung lassen signierte und verschlüsselte Mails unverändert. Sonst wäre die Signatur ungültig.
Verschlüsselung einfach einführen
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