E-Mail-Archivierung: Pflichten, Fristen und Umsetzung

Ein Angebot, eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung als PDF: Ein großer Teil der Geschäftskorrespondenz läuft heute per E-Mail. Für diese Unterlagen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für Papier. Wer sie nur im Postfach liegen lässt, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung oder in einem Rechtsstreit.

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

• Handels- und Geschäftsbriefe: Mails, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen, durchführen oder rückgängig machen, etwa Angebote, Aufträge, Bestätigungen und Reklamationen.
• Steuerlich relevante Unterlagen: Rechnungen und andere Buchungsbelege, die per Mail eingehen oder verschickt werden. Dient die Mail nur als Transportmittel für den Anhang und enthält selbst keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Angaben, muss nach den GoBD nur der Anhang aufbewahrt werden, nicht die Mail.
• Nicht nötig: Werbung, Spam, private Mails und reine Terminabsprachen ohne geschäftlichen Inhalt.

In der Praxis ist die Trennung im Einzelfall schwierig. Viele Unternehmen archivieren deshalb alle geschäftlichen Mails und schließen nur offensichtlich irrelevante aus.

Aufbewahrungsfristen

Bei Geschäftsbriefen beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail eingegangen oder versendet wurde. Bei Buchungsbelegen zählt das Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB). Für einzelne Branchen gelten zusätzliche Regeln. Welche Fristen für Ihr Unternehmen gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Was die GoBD verlangen

Die GoBD sind die Grundsätze der Finanzverwaltung für elektronische Bücher und Unterlagen. Für archivierte Mails heißt das vor allem:

• Vollständig: Keine relevante Mail darf fehlen.
• Unveränderbar: Mails dürfen nachträglich nicht verändert oder unbemerkt gelöscht werden.
• Auffindbar und lesbar: Sie müssen sich während der ganzen Frist finden und in angemessener Zeit lesbar machen lassen.
• Im Originalformat: Eine Mail muss so aufbewahrt werden, wie sie eingegangen ist. Ein Ausdruck oder ein PDF der Mail reicht nicht.
• Nachvollziehbar: Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie archiviert wird und wer Zugriff hat.

Diese Anforderungen werden oft unter dem Begriff „revisionssicher“ zusammengefasst.

Warum das Postfach kein Archiv ist

• Nutzer können Mails löschen oder verschieben.
• Postfächer haben Größenlimits, alte Mails landen in lokalen Dateien.
• Verlässt eine Person das Unternehmen, wird ihr Postfach oft gelöscht.
• Eine Suche über alle Postfächer und viele Jahre ist kaum möglich.

Ein Archiv speichert dagegen eine Kopie jeder Mail, getrennt vom Postfach, und schützt sie bis zum Ablauf der Frist.

E-Mail-Archivierung und DSGVO

Die Aufbewahrungspflicht ist eine rechtliche Grundlage, um personenbezogene Daten zu speichern. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, Daten nicht länger als nötig aufzuheben. Ein gutes Archiv löst diesen Widerspruch so:

• Es löscht Mails nach Ablauf der Frist selbst.
• Es erlaubt, einzelne Mails bei Bedarf gegen das Löschen zu sperren (Legal Hold), etwa bei einem Rechtsstreit.
• Es beschränkt den Zugriff auf berechtigte Personen und protokolliert ihn.

Ist die private Nutzung des dienstlichen Postfachs erlaubt, kann das Archiv auch private Mails erfassen. Das braucht eine klare Regelung, etwa in einer Betriebsvereinbarung.

Worauf Sie bei einem E-Mail-Archiv achten sollten

1. Automatisch: Mails werden beim Ein- und Ausgang archiviert, nicht erst, wenn jemand daran denkt.
2. Aufbewahrungsregeln: Fristen lassen sich einstellen, abgelaufene Mails werden selbst gelöscht.
3. Legal Hold: Einzelne Mails lassen sich gegen das Löschen sperren.
4. Suche und Export: Suche nach Absender, Empfänger, Betreff und Zeitraum, Export der Originalmail.
5. Speicherort: Wo liegen die Kopien, und wer hat Zugriff?

Das Mail-Archiv im SecTepe Mail Security Gateway

Das Mail-Archiv im SecTepe Mail Security Gateway speichert eine Kopie jeder geprüften Mail. Sie wählen, ob eingehende, ausgehende oder alle Mails archiviert werden. Die Aufbewahrung liegt ab Werk bei rund sieben Jahren und lässt sich anpassen, etwa auf acht Jahre für Rechnungen. Danach löscht das Gateway die Kopien selbst. Im Archiv suchen Sie nach Absender, Empfänger, Betreff, Richtung, Prüfergebnis und Zeitraum und laden die Originalmail herunter. Mit Legal Hold sperren Sie einzelne Mails gegen das Löschen. Das Archiv ist ab Werk aus.

Fazit

Geschäftliche E-Mails unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie Papierpost: in der Regel sechs Jahre für Geschäftsbriefe und acht Jahre für Rechnungen. Das Postfach reicht dafür nicht. Ein Archiv bewahrt die Mails vollständig und unverändert auf, macht sie auffindbar und löscht sie nach Fristende. Die genauen Fristen für Ihr Unternehmen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.